Мени

Како писати ефикасне е-поруке тиму за контролу квалитета (или било којем другом) (Укључен је узорак е-поште)

  • Главни
  • Вештине Ка Тима
  • Како писати ефикасне е-поруке тиму за контролу квалитета (или било којем другом) (Укључен је узорак е-поште)

how write effective emails qa

Испробајте Наш Инструмент За Елиминисање Проблема

Шта је прво што радимо кад стигнемо на посао (или понекад чим се пробудимо)? - Провери е-пошту, зар не? Понекад не знамо какав ће нам бити дан док не прочитамо сваку е-пошту у пријемном сандучету.

У многим нашим ранијим чланцима истакли смо важност добра Комуникационе вештине да бисте ефикасно пренели своју поруку циљној публици - једно од важних Меке вештине за тестере .

У овом чланку ћемо се фокусирати на један одређени одељак писане комуникације - е-пошту.

Како написати ефикасну е-пошту

Делимо неколико савета и трикова како бисмо комуникацију путем е-поште учинили углађенијом и ефикаснијом. Ово се односи на све тимове, а не само на КА тим.

Комуникација путем е-поште

Рецимо да сте добили ову е-пошту:

Емаил # 1

До: Тест тим
Предмет: КА Упдате
Тело:
Тим,
Дошло је до неочекиваног кашњења у примени кода у припремно окружење. Из неког разлога, код се помешао и не знамо када ће се ти проблеми решити. Мораћемо да одложимо своје активности, не знамо до када. Зато ангажујте и ми сами у осталим активностима испитивања.

Захтев за измену ЦР0100Х68 планирано је да погоди производњу до краја овог месеца. Молим вас, пређите преко документа са тачке дељења и дајте ми процену.

Хвала,
Кс, КА тим.

Да ли мислите да је е-пошта ефикасна? Упоредите са следећим:

Емаил # 2

До: Тест тим
Предмет: Одложено постављање кода окружења за инсценацију - на неодређено време и ЦР0100Х68 - потребна је анализа
Тело:
Поздрав тиму,
Данас имам два ажурирања за тим.

# 1) Проблеми око постављања окружења за постављање:

  • Из неочекиваних разлога, примена кода окружења Стагинг касни - још нема ЕТА. Морамо да одложимо наше инсценационе активности док не добијемо даља ажурирања.
  • Молимо вас да радите на изради образаца за ревизију квалитета док се не реши.

# 2) Ново ажурирање и задаци за захтев за промену ЦР0100Х68:

  • Очекује се да ће почети да се емитује до краја месеца.
  • Молимо вас да прегледате документе и да ме сутра обавестите о следећим детаљима до ЕОД-а.

- Колико сценарија за тестирање нам треба?
- Колико ћемо постојеће документације морати да променимо?
- Колико времена за писање нове документације?
- Захтеви за податке о тестирању?
- Време извршавања теста?

Хвала,
Кс, КА тим.

Да сам прималац е-поште бр. 1, догодило би се следеће:

  • Можда га не бих ни отворио одмах, јер тема не представља важност садржаја е-поште.
  • Чак и да сам је отворио - признајмо, то је само један велики део речи; у најмању руку досадно.
  • Задаци које треба обавити или очекивања од мене су прилично неодређени, тако да заиста немам појма шта да радим.

Али ако добијем е-маил бр. 2:

  • Знам о чему се ради у е-поруци - наслов ми помаже да правилно погодим тон онога што се саопштава.
  • Садржај је јасно организован у тачке како би се олакшало схватање ствари.
  • Сви задаци које треба обавити и ЕТА су јасно дефинисани тако да знате шта треба да урадите.

У идеалном случају, раздвојио бих поруку и послао 2 одвојена е-маила о две теме о којима пружам ажурирања.
Али то је ваш избор.

Као што видите, предузимање једноставних мера побољшало је квалитет комуникације.

Смернице које комуникацију путем е-поште чине глађом и ефикаснијом

# 1) Организујте своје мисли пре него што започнете са састављањем е-поште.

#два) Користите ред теме у своју корист - Подесите тон онога што ће е-пошта садржати. Дозволите примаоцима да мало завире у оно што је унутра.

# 3) Користите заставицу „Важно“ програма за е-пошту да бисте сигнализирали критичну комуникацију, али опет будите пажљиви у одлуци шта је важно. На пример, ако тестирање не може да се настави због неке грешке и сви тимови морају да знају за то - означите е-пошту као важну.

# 4) Јасно дефинишите намеру е-поште. Постоје 3 основна разлога за е-пошту

  • Ви пружате информације - Будите искрени према ономе што пишете. Нека буде јасно, нека буде једноставно. Нека буде сажет.
  • Тражите информације - Шта желите, када желите, како желите.
    На пример, Желим копију документа плана тестирања од стране ЕОД-а. Молимо вас да ставите исти у заједничку фасциклу пројекта и обавестите ме . - Изјава попут ове рећи ће вам „Шта - план теста, када - ЕОД и како - сместите га у заједничку фасциклу.
  • Признање - Ово су једнослојне летве и немају много за њих. Типично „Хвала“ или „Готово“.

# 5) Покушајте да проверите правопис. Већина апликација за е-пошту има опцију да ову проверу обаве обавезно сваки пут када се пошаље е-пошта.

како уклонити елемент из низа у јави

# 6) Када сте укључени у ЦЦ листу, то значи да је то ФИИ. Дакле, само треба да знате шта се дешава, али ваша акција се не очекује.

# 7) Не користите „Одговори свима“ када није потребно.

# 8) Да бисте избегли да се на е-пошту коју сте послали више прималаца „одговори свима“, БЦЦ све адресе е-поште.

# 9) Будите осетљиви. Када достављате критичне или негативне повратне информације о некој особи или производу, покушајте то да учините тако што ћете директно разговарати са том особом или послати е-пошту само тој једној особи.

Предложено читање = >> Алати за испитивање линија предмета е-поште

Још неколико савета за избегавање „упс“ тренутака

# 1) Адресе е-поште додајте у поља За, ЦЦ или БЦЦ на крају након што саставите е-пошту и будете задовољни садржајем који сте написали. То је зато што понекад можете случајно да притиснете „пошаљи“ пре него што будете спремни и на крају будете пошиљалац непотпуне или нетачне е-поште.

#два) Када се деси да сте случајно послали пола комплетног (или упола непотпуног, у зависности од вашег филозофског нагнућа) е-поште, постоји опција опозива доступна за исправак.

# 3) Ако сте нови у писању званичних е-порука - покушајте да наговорите вршњака да вам га прочита пре него што га пошаљете и сазнајте његово мишљење.

# 4) Не користите колоквијални израз или идиом ако не знате шта то значи. На крају ћете можда рећи нешто неугодно, а е-маил након што је послат, прилично је укопан.

Заиста се надам да ће вам ово помоћи да напишете боље е-поруке. Поделите своја искуства са нама.

Имате ли још савета? Пошаљите своје повратне информације и слободно коментаришите у наставку.

Препоручено читање

^