Мени

Водич за управљање променама Шта је управљање променама

  • Главни
  • Остало
  • Водич за управљање променама Шта је управљање променама

change management tutorial what is change management

Испробајте Наш Инструмент За Елиминисање Проблема

Овај свеобухватни водич за управљање променама детаљно објашњава процес управљања променама, моделе, погодности и 7Р:

Управљање променама је скуп алата, процеса и техника који се користе за помоћ појединцима у преласку из постојећег стања у организацији у ново стање.

ЦМ се може разумети као:

  • Управљање конфигурацијом за управљање кодом и захтевима.
  • Спровођење организационих промена.
  • Праћење свих промена које се десе у ИТ инфраструктури - Управљање ИТ услугама (ИТСМ).

Водич за управљање променама

Шта ћете научити:

Преглед управљања променама

Циљ ЦМ-а је примена стратегија за извршавање промене циљева, процеса или технологија организације, надгледање захтева за променама и помоћ запосленима да се прилагоде предложеној промени.

То значи да је обавезно имати:

  • Поступак врло добро организован за адресирање промене.
  • Добро припремљен низ процедура за припрему одговора на захтеве.
  • Механизам за праћење спровођења захтева.

Да би започела процес управљања променама, организација мора узети у обзир утицај који ће сви промењени процеси имати у оквиру организације.

Треба да буду успостављени следећи процеси:

  • Планирајте промену
  • Тестирајте промену
  • Комуницирајте о промени
  • Закажите промену
  • Спроведите промену
  • Документујте промену
  • Процените резултате

Документација је важан аспект ЦМ-а, јер морамо да одржимо процес, а такође и повратак у случају да је таква радња неопходна.

Дефиниција управљања променама

На основу различитих гледишта, ЦМ се може дефинисати на следећи начин:

  • Са становишта стручњака за инфраструктуру, то је систематски приступ за одобрење, тестирање и постављање новог дела опреме или новог издања.
  • Са становишта пројекта, то је поступак који се користи за добијање одобрења за промене обима, рокова или буџета пројекта.
  • Из методологија - ПМП, Принце2, ИТИЛ, перспектива ИСО20000, то је поступак за добијање одобрења и спровођење промена у пројекту или оперативном окружењу.
  • Са становишта ПРОСЦИ, Удружења професионалаца за управљање променама (АЦМП), Института за управљање иновацијама и организационим променама (ИОЦМИ), то је процес за помоћ организацијама да користе ЦМ на сваком нивоу.
  • Са становишта развоја софтвера, то је процес који укључује праћење и управљање променама захтева и кода.

Процеси управљања променама су такође одговорни за праћење свих промена које се десе у ИТ инфраструктури. ИСО 20000 је стандард који дефинише циљ управљања променама. За правилно праћење и руковање њиме користе се све промене извршене у низу стандардизованих метода и поступака.

Што се тиче промена документације, назив који се користи за такву промену је управљање конфигурацијом и обавезно је користити алат за управљање променама за правилно руковање контролом верзија.

Алат за ЦМ извршиће следеће радње:

  • Пратите све извршене промене.
  • Дајте основу извршеним променама у случају да су потребне.
  • Уверите се да ће више стаза бити доступно за могућност истовременог развијања различитих верзија истог производа.
  • Уверите се да су поправци кода или побољшања кода повезани са недостацима, верзијама и издањима.

Узимајући у обзир увод, мора бити јасно да ћемо за дефинисање појма управљање променама морати да разумемо контекст у којем желимо да га дефинишемо.

Врсте организационих промена

То је део менаџмента који се користи за управљање многим врстама организационих промена. Најважнији типови организационих промена су следећи:

  1. Развојне промене: То значи било какве промене на организационом нивоу које се баве побољшањем претходно успостављених процеса и процедура.
  2. Прелазна промена: То је промена која се односи на премештање организације из постојећег у друго потпуно ново стање под претпоставком да организација има проблем који се може решити променом тренутног стања.
  3. Трансформациона промена: Бави се променом која из темеља мења културу и деловање организације.

7Р'с оф Цханге Манагемент

ИТИЛ „Пословна перспектива том ИИ“ садржи контролну листу са седам једноставних питања у поглављу о континуитету пословања која даје кораке у одређивању промене ризика од промена и испитивању ефикасности процеса управљања променама.

У наставку се говори о седам питања:

# 1) „Ко је ПОКРЕНИО промену?“

Много је улазних тачака и заинтересованих страна идентификованих као извор промена. То доводи до идеје да је обавезно имати систем за прикупљање свих промена. Такав систем треба да садржи прихватљиве контроле за бављење изменама и допунама у сврховитим областима.

# 2) „Који је РАЗЛОГ промене?“

Пре свега, морамо да схватимо да ли промена може да уведе ризик без икаквих пословних користи. Сваку већу промену треба анализирати према договореним критеријумима за анализу портфеља.

како да отворим јсон датотеку?

# 3) „Који ПОВРАТ се захтева од промене?“

Обавезно је разумети да ли промена генерише финансијску исплату.

# 4) „Који су РИЗИЦИ укључени у промену?“

Ризици се класификују у ризике који се могу прихватити или ризике које треба ублажити. Кључни корак у дефинисању опасности је анализа утицаја промена на постојећу инфраструктуру. ИТИЛ користи концепт „озбиљности“ за потенцијалне ризике и стварне проблеме.

Бр. 5) „Који РЕСУРСИ су потребни за испоруку промене?“

Када разговарамо о ресурсима, размишљамо о људима и ИТ средствима потребним за спровођење промене. Из перспективе људи, морамо да разумемо које су вештине потребне за спровођење промене. Након што смо схватили потребне вештине, морамо бити сигурни да су те вештине доступне.

# 6) „Ко је ОДГОВОРАН за део промене„ састави, тестирај и примени “?“

Одговорности за израду, тестирање и примену промена апликације треба поделити према захтевима за усаглашеност и ревизију. Подјела одговорности треба да буде сљедива, извршна и дјелотворна током цијелог процеса управљања промјенама и пуштањем на слободу.

# 7) „Какав је ОДНОС између ове промене и других промена?“

Анализу односа промена треба урадити унутар и преко функционалних граница. Распоред планираних промена треба делити и на тај начин анализа утицаја промена и односа, мапирање могу бити део интегрисане базе података за управљање конфигурацијом (ЦМДБ).

Одговор на ових седам питања пружа неке важне предности:

  • Услуге су поузданије и доступне купцима јер организације морају да користе скуп показатеља који пружа објективније средство за мерење ризика од промена.
  • Можемо разумети колико је наш процес управљања променама у складу са постојећим и идентификовати их у новим техникама.
  • Поседовање процеса управљања променама који се може ревидирати је од суштинске важности јер постоји зависност између пословања од ИТ услуга и нових захтева.

Модели за управљање променама

Сврха модела управљања променама је да пруже водеће принципе који помажу менаџерима да ускладе обим предложених промена са постојећим алатима.

# 1) АДКАР (Просци)

АДКАР модел је секвенцијални циљно оријентисани модел управљања променама. Створио га је Јефф Хиатт, оснивач компаније Просци.

АДКАР (Просци)

(слика извор )

Свест и жељена сврха су промена тренутног стања, у којем схватамо да је промена потребна, али процес промене још увек није започео.

Током фазе транзиције појављују се знање и способности. А у будућности ће се појавити појачање.

ЦИЉ 1: Свест

Понекад су промене неизбежне у организацији и одвешће људе из њихових зона удобности. Ако ћемо разлог за промену објаснити пре времена, тада ће запослени имати довољно времена да промене прихвате и да се за њу припреме.

ЦИЉ 2: Жеља

Ако ће запослени разумети потребу за променом и користи које су с тим повезане, видећемо ентузијастичан став и жељу да учествујемо у примени промена.

Ако не разумемо осећања запосленог у вези са променом и ако се правилно не позабавимо њиховим страховима и покажемо им како промена њима лично користи, тада неће у потпуности подржати промену и неће имати жељу да учествују у примени промене.

ЦИЉ 3: Знање

Да бисмо применили нове процедуре, мораћемо да обучимо тим и пружимо им најбоље праксе како би могли да разумеју како да примене промену.

ЦИЉ 4: Способност

Потребна је вежба да би се знање преточило у способност. Боље је имати неку симулацију да бисте анализирали резултате и извршили прилагођавања. Морамо да надгледамо запослене кад започну са применом промена и на основу конструктивних повратних информација можемо побољшати процес.

ЦИЉ 5: Ојачање

Идеја која стоји иза овог циља је да морамо охрабрити запослене да наставе да прате промену током времена.

# 2) Модел преласка мостова

Прелазни модел мостова развио је Виллиам Бридгес. То је модел усмерен на људе. Главна сврха је управљање преласком искуства људи на промене. Снага овог модела је што је усредсређен на транзицију, а не на промене.

Идеја Мостова је да ће људи пратити фазе својим ритмом. Модел идентификује 3 фазе транзиције:

најбоља веб локација за гледање бесплатног анимеа
  • Фаза 1: Завршетак, губитак и пуштање

Када ће запослени први пут представити промену, ући ће у ову почетну фазу транзиције. Биће отпорни јер су некако приморани да ураде нешто са чим нису у складу. Запослени морају да схвате и прихвате да се нешто завршава пре него што прихвате нову идеју.

  • Фаза 2: Неизвесност или неутрална зона

Ова фаза је попут моста између старе државе и нове државе. Запослени су и даље везани за стару, али покушавају да се прилагоде новој држави. Ово је савршен тренутак за охрабрење запослених да испробају нови начин рада. Повратне информације су заиста важне у овој фази.

  • Фаза 3: Прихватање или нови почетак

Ово је време када запослени почињу да прихватају иницијативу за промену. Запослени граде вештине потребне за нове поступке.

# 3) Библиотека ИТ инфраструктуре (ИТИЛ)

Ово је оквир који садржи детаљне смернице за управљање променама у ИТ инфраструктури и ИТ операцијама.

ИТИЛ 4 је објављен 2019. године и има главне кључне тачке усредсређене на аутоматизацију процеса, побољшање управљања услугама и интеграцију ИТ одељења у посао.

ИТИЛ 4 садржи девет водећих принципа и представљени су на доњој слици:

Библиотека ИТ инфраструктуре (ИТИЛ)

(слика извор )

Пре примене ИТИЛ-а у организацији, обавезно је одговорити на нека питања која се односе на лајк, које проблеме у организацији покушавају да реше и који је пут ка континуираном побољшању услуге.

# 4) Коттеров модел промене у 8 корака

Јохн Коттер представио је модел промене у 8 корака који је развио на основу истраживања 100 организација које су биле у процесу промена.

Коттер предлаже да морамо напорно да порадимо на првом кораку пре него што пређемо на следеће кораке.

Доња слика је објаснила Коттеров модел од 8 корака:

Коттеров модел промене у 8 корака

Изложио је модел промене у 8 корака како би показао да промена није једноставан и брз процес. Да бисмо извршили пословну промену, требали бисмо бити опрезни, јер је то велика инвестиција и уз велику цену.

Процес управљања променама

Свака пословна подручја имају неке специфичне алате и апликације за ЦМ. Овде ћемо представити пример који ће нам помоћи да схватимо како ЦМ ради на ИТ инфраструктури, развоју софтвера и координацији пројеката.

За управљање пројектима

Управљање променама игра важну улогу у активностима које се изводе за управљање пројектима. Особа која управља пројектом треба пажљиво да анализира захтеве за промену и утврди ефекат који генерише промена за пројекат.

Пројектна подручја на која промена може утицати су:

  • Обим пројекта: Како ће захтев за промену утицати на обим пројекта?
  • Распоред пројекта: Како ће захтеви за промене изменити распоред?
  • Трошкови пројекта: Како ће захтев за промену изменити трошкове пројекта?
  • Квалитет : Како ће захтев за променом утицати на квалитет коначног пројекта?
  • Људски ресурси : Утврдите да ли су потребни додатни или специјализовани људски ресурси.
  • Комуникације: Након одобравања захтева за промену, ово треба благовремено доставити одговарајућим заинтересованим странама.
  • Ризик : Утврдите ризике које генеришу захтеви за промену: логистички, финансијски или безбедносни ризици.
  • Набавка : Захтев за промену може утицати на напоре за набавку материјала и уговорну радну снагу.
  • Актери : Захтеви за промену могу довести до губитка заинтересоване стране и могу утицати на подршку заинтересованих страна пројекту.

Менаџер пројекта треба да документује одобрене захтеве за промену, а такође и одбијене захтеве за промену.

За развој софтвера

Промена је захтев за нечим другачијим од онога што је договорено на почетку пројекта, спринта, фазе (зависи од уговора клијента).

Овде ћемо представити нови термин: Промени редослед. Налог за промену је дело које треба додати или треба избрисати из првобитног обима уговора.

Питамо се шта то значи под променом у развоју софтвера:

  • Промена спецификација, пословних захтева
  • Промена захтева
  • Промена дизајна апликације
  • Промена кода
  • Промена тестирања
  • Промена може настати:
    • Купци
    • Корисници
    • Пројектни тим
    • Тест тим

Агиле методологија подстиче промене у захтевима, промене током процеса развоја софтвера, као и промене у корисничком интерфејсу (УИ). Приче се користе за праћење захтева за промену.

Након што су клијент, менаџер пројекта или друге заинтересоване стране одлучили да је редослед промена вредан, треба предузети следеће грубе кораке:

  1. Извршити анализу утицаја
  2. Направите јасну листу утицаја промене на:
    • Временска линија пројекта (може се продужити)
    • Цене (треба обавестити заинтересоване стране)
    • Обим (могуће је имати функције које се могу уклонити ради укључивања нове)

У зависности од типа пројекта и делатности, могуће су и додатни кораци након одобрења налога за промену.

Једна од кључних тачака у процесу налога за промену је поступак одобравања. Захтев за промену треба одобрити. За овај поступак одобравања обавезно је створити унос захтева за промену са детаљном документацијом.

Детаљна документација треба да садржи информације о цени захтева за промену, обиму захтева за промену, времену потребном за решавање захтева за промену и детаљну анализу утицаја захтева за промену на систем.

Промене потичу из различитих извора, укључујући купце, крајње кориснике, пројектни тим или тест тим.

Промене од купаца и крајњих корисника обично су промене захтева. Промене које долазе од пројектних тимова обично дизајнирају промене. Промене које долазе од тима за тестирање могу захтевати промене кода. О променама се мора обавестити менаџер софтверског пројекта (СПМ). Треба користити образац захтева за промену (ЦР).

како отворити .дат датотеку на Виндовсима

Захтев за промену (ЦР) треба да садржи најмање следеће уносе:

  1. Серијски број који се користи за јединствену идентификацију захтева за промену.
  2. Јасан опис захтева за промену.
  3. Датум подизања захтева за промену.
  4. Обично захтев за промену треба доделити некоме на анализу. Обавезно је имати листу са неким улазима који се односе на детаље о алокацији. Ова листа садржи:
    • Датум доделе
    • Датум завршетка
    • Лица којима је захтев за промену додељен на анализу
  5. Захтев за промену треба доделити некоме на одобрење. Дакле, мораћемо да пратимо улазе у одобрење:
    • Датум доделе за одобрење
    • Датум завршетка
    • Особа одговорна за одобрење
  6. Захтев за промену такође треба доделити за решавање. Зато ћемо морати да пратимо следеће улазе за решавање:
    • Датум доделе за решавање
    • Датум завршетка
    • Лице одговорно за решавање
  7. Захтев за промену такође треба доделити за стручну проверу. С. о мораћемо да пратимо следеће улазе за рецензију:
    • Датум додјеле за стручну провјеру.
    • Датум завршетка рецензије.
    • Особа која је одговорна за рецензију.
  8. Захтев за промену треба доделити и за регресијско тестирање. Зато ћемо морати да пратимо следеће улазе за регресијско тестирање:
    • Датум додељивања за регресијско испитивање.
    • Датум завршетка регресионог испитивања.
    • Особа која је одговорна за регресијско тестирање.
  9. Захтев за промену треба да има јасан статус. Статус може имати једну вредност из следећег скупа (отворено, затворено или у фази анализе, одобрења, резолуције, стручне рецензије, регресијског тестирања)
  10. Када затворимо захтев за промену мораћемо да наведемо датум затварања.

За бољу организацију, након пријема ЦР-а ово би требало регистровати у алату.

Тада би требало извршити анализу како би се разумело да ли је примена изводљива или не, распоред и напор потребан за спровођење, као и утицај ЦР на распоред и трошкове пројекта.

Статус спровођења, напредак решавања ЦР-а извештава се кроз недељне извештаје о статусу дотичних руководилаца.

За ИТ инфраструктуру

Алати за управљање променама се користе за праћење промена направљених на хардверској инфраструктури ИТ одељења. Сваку промену на инфраструктури треба систематски проценити, одобрити, документовати, спровести и прегледати. Промене направљене у поставкама хардвера називају се управљање конфигурацијом (ЦМ).

Тешкоће у управљању променама

Много је потешкоћа у управљању променама јер велики број запослених не прихвата промене. Тешко је променити ако нисмо разумели да морамо променити своје мишљење. Са стратешким приступом променама, усвајање нових процеса може бити лако. Јасна комуникација је неопходна за усвајање промена.

Испод је листа изазова и потешкоћа:

  1. Сукоби: Промена може показати емоције попут збуњености и забринутости. Сукоб је типична нежељена реакција збуњености и забринутости. Вођа треба да помогне тиму да савлада потешкоће. Сукоби ће пореметити наш распоред. То је разлог због којег морамо предузети мере за ублажавање проблема.
  2. Планирање: Промена неће имати промене у примени без тачног плана. Треба јасно објаснити користи систематског поступка.
  3. Недостатак комуникације: Ако комуникација није добра, тада ће нагађања и гласине бити део организације, а недостатак поверења отежаће запосленима прихватање промена.
  4. Отпор: Отпору се треба позабавити, иначе ће створити многа питања која ће се променити.

Предности процеса управљања променама

Један од кључних фактора ЦМ је да пружа концептуалне скеле за људе, процес и организацију која спроводи промену.

Предности за Организацију:

  • Промена је планирани и управљани процес. Предности промене су познате пре примене и служе као мотивација за цео процес.
  • Организација може брзо да одговори на захтеве купаца.
  • Ресурси се могу ускладити са циљевима организације.
  • Учинак запослених се повећава када се осећају подржаним и разумеју процес промене.
  • Промена се може применити без негативног утицаја на свакодневно пословање.
  • Дозвољава организацији да оцени укупан утицај промене.
  • Побољшана је организациона ефикасност.
  • Одржава се организациона ефикасност.
  • Смањење времена потребног за спровођење промена.
  • Смањена је могућност неуспешне промене.
  • Повећава се корисничка услуга, а услуга клијентима долази од самопоузданих и образованих запослених.
  • Повећани повраћај улагања (РОИ)
  • Помаже у планирању корисних комуникационих стратегија

Погодности за запослене:

  • У случају да се променом добро управља, то може смањити отпор променама.
  • Ефикасно управљање променама подржава брзи прелазак са старог на ново и може одржати продуктивност.
  • Пружа подршку запосленима у вези са забринутостима у вези са променама.
  • Ефикасан ЦМ процес ствара исправно разумевање промена за особље и јавност.
  • Помаже у планирању ефикасних комуникационих стратегија.
  • Побољшава квалитет рада.
  • Побољшава сарадњу и комуникацију.

Често постављана питања

П # 1) Шта је управљање променама?

Одговор: ЦМ је скуп алата, процеса и техника који се користе за помоћ појединцима у преласку из постојећег стања у организацији у ново стање.

Постоје неки важни аспекти:

  • Управљање конфигурацијом: Управљање кодом и захтевима.
  • Спровођење организационих промена.
  • Праћење свих промена које се десе у ИТ инфраструктури - Управљање ИТ услугама (ИТСМ).

П # 2) Шта је поступак управљања променама софтвера?

Одговор: Управљање софтверским променама је поступак класификације промена према критеријумима пројекта као што су распоред и трошкови.

П # 3) Која је разлика између контроле промена и управљања променама?

Одговор: ЦМ је облик разумевања, прилагођавања и прилагођавања новом нормалном стању након трансформације организације. Контрола промена је поступак како се промене захтева чувају, анализирају, управљају и укључују у мапу пута и распоред примене.

П # 4) Које су 3 врсте промена?

Одговор: Накнадне врсте промена укључују развојне промене, прелазне промене и трансформационе промене.

Закључак

Управљање променама може повећати успех организација и пројеката применом структурираних алата, применом неколико метода и дизајнирањем јасних процеса. Највише руководство треба да планира да промени промену на начин тако да запослени осећају да ће промена донети неке позитивне исходе за њих.

Постоје различити модели управљања променама. При планирању треба узети у обзир ове моделе.

Једна од кључних тачака ЦМ-а је укључивање људи у процес промена. Промена у организацији не може се постићи без подршке запослених и менаџмента. Исправан план за ЦМ помаже да се осигура да процес промена започну и управљају прави људи у право време.

Препоручено читање

^