Мени

Водич за систем управљања СхареПоинт документима

sharepoint document management system tutorial

Испробајте Наш Инструмент За Елиминисање Проблема

Дубинска анализа система за управљање документима СхареПоинт, његове верзије и функције:

У овом чланку ћемо размотрити шта је СхареПоинт, како направити СхареПоинт систем за управљање документима, предности и недостатке коришћења СхареПоинта и различите типове преузимања.

Управљање огромном количином документације у било којој организацији може бити врло исцрпљујуће и у погледу времена и рада, али и даље може бити склоно грешкама. Међутим, од кључне је важности да сви документи буду на месту како би пројекат могао несметано да се одвија.

Свим организацијама је потребан робустан систем како би се њихова документација чувала сигурно и у правом редоследу. Заронимо дубље у један од најснажнијих система за управљање документима који нуди СхареПоинт - Мицрософтов производ.

СхареПоинт управљање документима

Шта ћете научити:

Шта је систем за управљање документима?

Систем за управљање документима је софтвер који контролише и прати целокупан животни циклус докумената. Животни циклус документа има различите кораке, од његовог настанка до његовог деактивирања.

шта је добра услуга е-поште

Коришћењем система за управљање документима, документ који се креира може се сачувати и пратити кроз сваку верзију истог, покривајући сваку променљиву особину документа, укључујући све детаље његове измене, ревизије и употребе.

Шта је животни циклус документа?

Пет основних корака животног циклуса документа су:

1) планирање

Фаза планирања је место где се скицира план онога што документ мора да садржи. Размишља се о начину на који документ треба да буде структуриран и прикупљају се потребни подаци за стварање документа

2) Стварање

У овој фази се израђује и нумерише верзија верзије документа. На пример, верзија 1.0; током које аутор ствара документ спреман за одлазак на преглед.

3) Преглед

У овом кораку, радна верзија или прва верзија документа прослеђују се рецензенту. Рецензент пажљиво прегледава документ и предлаже све потребне промене.

4) Измена

Током уређивања, аутор или понекад уредник договара се о потребним променама и ради на документу како би уградио промене.

5) Одобрење

Ово је последњи корак, током којег документ одлази на одобрење предметном стручњаку који је овлашћен да га потпише.

Горњи кораци животног циклуса документа могу садржати више корака, на основу услова организације и капацитета пројекта. Тако сложеним животним циклусом документа може се лако руковати помоћу моћног алата као што је СхареПоинт.

У следећем одељку видећемо шта је СхареПоинт и како се може користити за управљање документима?

Шта је СхареПоинт?

СхареПоинт логотип

СхареПоинт је сарадничка платформа која омогућава паралелно коришћење и вишекорисничке активности у организацијама за складиштење и управљање једноставним и сложеним решењима за управљање подацима.

СхареПоинт је 2003. године покренуо Мицрософт. Од свог оснивања, Мицрософт је развио разне верзије СхареПоинт производа и преузимања како би одговарали различитим потребама купаца.

Врсте СхареПоинт преузимања

1) СхареПоинт Онлине

Ово је услуга заснована на облаку која омогућава предузећу да се претплати на СхареПоинт Онлине услуге и одржава трансакције докумената са свим заинтересованим странама користећи Цлоуд платформу, уместо да инсталира СхареПоинт локално локално.

2) СхареПоинт Сервер

На основу пословних потреба, СхареПоинт се може инсталирати и применити локално помоћу верзије СхареПоинт Сервер.

Осим горе наведена два типа преузимања, постоји још неколико доступних верзија.

Тхе СхареПоинт Фоундатион , која је старија верзија СхареПоинта, доступна само у СхареПоинту 2013. Ово се и даље широко користи. Такође, постоји СхареПоинт Десигнер 2013 користи се за изградњу решења омогућених током рада. Популарно познати ОнеДриве, који има своју верзију за предузећа под називом ОнеДриве Бусинесс синц.

Дакле, на основу захтева и капацитета предузећа, купци могу да преузму одговарајућу верзију СхареПоинта како би задовољили своје потребе.

Предности и недостаци коришћења СхареПоинта за управљање документима

У овом одељку видећемо колико је корисно за организацију да одабере СхареПоинт за управљање документима.

Предности коришћења СхареПоинта за управљање документима:

1) Висока сигурност и интегритет

Сигурносне функције Мицрософт СхареПоинта толико су робусне да корисник никада неће морати да брине о неовлашћеном приступу датотекама са поверљивим информацијама или неуспелом интегритету апликације.

2) усер-фриендли

СхареПоинт је направљен, имајући на уму све нивое стејкхолдера који могу да користе овај алат, па је стога дизајниран на такав начин да је лак за употребу за све кориснике.

3) Администрација у целини

СхареПоинт има конзолу за централну администрацију помоћу које ће администрација имати приступ да дода своје функције, поставке и конфигурацију са потпуном контролом.

4) Прилагођавање

Ниво прилагођавања који СхареПоинт пружа програмерима је веома широк, користећи ово; алат се може дорадити и потпуно прилагодити према пословним захтевима.

5) Сарадња

Ово је најбоља и једна од најважнијих карактеристика СхареПоинта која помаже свим корисницима СхареПоинта у послу да остану сарађивани и ажурирани и да буду у току са сваком фазом животног циклуса докумената. Најновија верзија СхареПоинта такође омогућава проток информација у реалном времену.

Без обзира колико је систем квалитетан, увек ће постојати неке недостатке. Али, важно је да корисник одреди приоритете и захтеве за коришћење како би одвагао предности над минусима.

Против коришћења СхареПоинта за управљање документима:

1) На мрежи

Као што знамо, приступу СхареПоинту је потребан Интернет, којем је потребна чврста мрежа, па чак и чврста мрежна веза понекад може да пропадне. У таквим тренуцима коришћење СхареПоинта постаје немогуће због његове зависности од Интернета.

2) Пакет многих задатака

Знамо да СхареПоинт има више потенцијала од самог складиштења докумената, као што су аутоматизовани токови посла итд. Дакле, за мало предузеће које само треба алат за складиштење докумената на мрежи постоје и други погоднији алати на тржишту.

3) Претплата

Сваком новом запосленом који добије приступ СхареПоинту потребна је уплата за његову претплату сваког месеца, што би могло испасти скупо за организације са мањим захтевима и нижим буџетом.

Предуслови за стварање система за управљање документима у СхареПоинту

Пре него што креирамо и заронимо у навигационе аспекте управљања подацима у СхареПоинту, овде видимо захтеве који морају да буду на месту:

1) Утврдити врста докумената који ће ући у систем:

На основу врсте документа који улази у систем, корисници ће моћи да поставе а шаблон за сваку врсту документа, тако да је спреман за употребу.

подниз (0,0) јава

два) Наведите врста информација које се морају прикупити за сваки документ:

Најважније је да постоје метаподаци за отпремљени документ, па је потребно навести и подесити поља која се попуњавају за метаподатке, тако да сви корисници имају све потребне информације о отпремљеним документима. Такође на основу овога, могло би се одлучити о локација или стаза , где је документ смештен у систем

3) Рад са Метаподаци :

За разлику од традиционалног подешавања директоријума и подмапа које заузимају неизмерну меморију и још увек не одржавају све организовано онако како се очекује, у СхареПоинту користимо метаподатке да бисмо их учинили систематичнијим и приступачнијим.

Дакле, ево како подешавамо систем СхареПоинт према метаподацима. Сваки отпремљени документ мора бити означен одговарајућим и унапред дефинисаним метаподацима. Уз ово, претраживање помоћу кључних речи даје најприкладније / најтачније резултате.

4) Садржај Врсте:

Такође је важно организовати врсте садржаја у систему управљања документима. Тип садржаја није ништа друго до дословно - тип садржаја. Документе можете категорисати на основу врсте садржаја који имате.

На пример: Ако постоји десет бројања ворд докумената који су ХЛД, пет екцел листова тест случајева и два бројања ворд докумената тест планова, онда се, на основу врсте садржаја, могу класификовати. У више СхареПоинт специфичних термина, типови садржаја садрже типове метаподатака на основу којих је садржај класификован.

Типови садржаја могу се поново користити за различите сценарије и захтеве. У подешавањима СхареПоинт-а постоји читав низ опција за стварање нових типова садржаја и за укључивање типа садржаја у групу која се може претраживати за будућу употребу.

5) Контрола приступа :

На основу горњих тачака, контрола приступа може се дати, како би се корисницима омогућило да чувају своје документе на сигурном и доступним само одабраним корисницима.

Такође, постављање улога за различите кориснике са различитим степеном контроле над документом (стварање, преглед, брисање и одобравање документа итд.) је могуће.

6) СхареПоинт 2013 такође укључује Политике за документе којима се осигурава да испуњавају корпоративне смернице и законске захтеве.

Креирање система за управљање документима у СхареПоинту

СхареПоинт систем за управљање документима

(слика извор )

Овај одељак објашњава како се датотеке отпремају у систем СхареПоинт и могућности коришћења датотека.

1) Са СхареПоинт-ом једноставан интерфејс , датотека се може отпремити једноставним коришћењем функције „отпреми“ или дугмета за отпремање. Тачно онако како сте одабрали датотеку да бисте је приложили у е-поруци.

два) После отпремања документа, читав низ уноси се могу попунити на основу пројекта . На пример, ако се ради о пројекту са више модула, тада можете имати поља која треба попунити детаљима да означе којем модулу припада датотека.

3) Након попуњавања свих детаља, датотеку можете да сачувате, а датотека се са неким отпрема у систем аутоматски попуњени метаподаци на пример, ко је креирао датотеку, када је датотека креирана, број верзије итд. и неколико попуњених података попут детаља о модулу итд.

4) Сваки пут када се документ измени, верзија је наведена у његовој историји и корисници могу да виде историја верзија документа - било само да бисте је погледали или за враћање датотеке у одређену претходну верзију.

5) Након што се документ отпреми у СхареПоинт, увек постоји веза креирана за сваку датотеку. Ово линк се може делити у две сврхе - да га прегледате или уредите.

6) Ако имате Оффице 365, такође можете потражите било који документ у СхареПоинту са функционалношћу претраживања у локалној машини.

7) Документи се могу креирати, мењати и брисати са одговарајућим дозволама, у било ком тренутку на основу променљивих пословних захтева или потреба.

Карактеристике система за управљање документима СхареПоинт

Када се датотека документа креира за пројекат који се непрекидно побољшава и мења, модификација датог документа такође постаје сталан процес. Пре деценију, чак и уз употребу најсавременије технологије, док је више корисника могло да приступи дељеним директоријумима и погонима, само једна особа - администратор, имала би права да уноси промене у датотеке на дељеним погонима, што би било недовољно .

Данас, уз употребу СхареПоинта, имамо много занимљивих карактеристика које пружају једнаке могућности свим његовим претплатницима да задовоље захтеве својих улога, а да притом не морају да угрожавају свој рад или посао који на документу ради друга особа.

Ево неколико функција које СхареПоинт чине занимљивим:

1) Израда верзија

СхареПоинт омогућава сваком кориснику да прочита или изврши промене у истој датотеци документа, а свакој верзији документа даје јединствени број верзије, праћен коментарима корисника, наводећи које су промене извршене у овој фази или у овој верзији документа.

2) Закључавање датотеке

Особа која користи датотеку да би је модификовала закључава је помоћу функције Одјава, тако да не постоји сукоб у одржавању исправне верзије датотеке и свака извршена промена се правилно снима у низу.

претвори карактер у инт ц ++

Након што особа заврши рад са датотеком, користи функцију Цхецк-ин да откључа датотеку како би другом кориснику омогућила да слично преузме контролу.

На пример, ако корисник А мора да измени податке у датотеци Кс, а корисник Б такође има задатак да модификује исту датотеку. Корисник А приступа датотеци Кс на СхареПоинту у тренутку 00:01, а корисник Б приступа јој у тренутку 00:03, а затим корисник А приступа њој, врши одјаву да би изменио датотеку тако да је корисник Б не може истовремено изменити време. По завршетку, корисник А врши пријаву. Након пријаве корисника А, корисник Б добија обавештење, тако да сада може да му приступи, одјави се и изврши своје измене, а затим и Пријављивање по завршетку.

3) Метаподаци

СхареПоинт пружа детаљне информације о тренутном статусу датотеке, на пример, када је датотека измењена, ко је изменио датотеку, ако је одобрена најновија модификација, везу до документа итд. Такав детаљан статус документа помаже сваком пословни учесник који има приступ датотеци, стекне потпун увид у тренутни статус.

Закључак

СхареПоинт систем за управљање документима је заједничко спремиште датотека, било да су платформе засноване на облаку или на серверу, лако се користи и има уграђене сигурносне функције.

Иако на тржишту може бити много таквих алата, који могу бити јефтинији и лакши за употребу, Мицрософтов СхареПоинт има одличне карактеристике за робусни систем за управљање документима.

Препоручено читање

^